Avec l’application CleanFacts – Pilotez l’ensemble de vos flux de validation
L’application d’administration CleanFacts est le centre de contrôle de la prestation CleanFacts.
Elle permet à la fiduciaire de suivre les dossiers confiés à CleanFacts, de communiquer avec les opérateurs, de transmettre des consignes, de contrôler l’avancement des traitements et de disposer d’une vision précise du travail réalisé.
Son objectif est de garantir une collaboration fluide entre la fiduciaire, les opérateurs CleanFacts et le gestionnaire de projet, tout en assurant la continuité et la qualité du traitement des documents dans ClearFacts.
Tableau de bord
Le Tableau de bord offre une vue synthétique de l’activité CleanFacts du bureau.
En un coup d’œil, le responsable peut notamment consulter :
- le nombre de dossiers actifs ;
- les questions nécessitant une intervention ;
- les To Do encore en attente ;
- les opérations réalisées ;
- l’activité des opérateurs ;
- le temps consacré aux traitements ;
- les dernières interventions effectuées.
Il devient ainsi possible de détecter immédiatement un dossier nécessitant une attention particulière et de conserver une vision globale de la prestation.
Dossiers
Le menu Dossiers constitue le cœur de l’organisation CleanFacts.
Il reprend l’ensemble des dossiers dont le traitement a été confié au service et permet de centraliser les informations nécessaires aux opérateurs.
Chaque dossier peut ainsi disposer de ses propres caractéristiques et consignes de traitement.
Cette centralisation est essentielle au fonctionnement de CleanFacts : elle permet à plusieurs opérateurs de travailler sur un même dossier tout en appliquant les mêmes règles et les mêmes procédures.
Questions
Lorsqu’un opérateur rencontre une situation nécessitant l’intervention ou l’avis de la fiduciaire, il peut créer une Question.
La demande est alors directement associée au contexte concerné et peut être suivie jusqu’à sa résolution.
Le système évite ainsi de disperser les échanges entre e-mails, messages ou communications informelles.
Les réponses apportées permettent également d’améliorer progressivement la connaissance du dossier et la qualité de son traitement.
To Do
Les To Do permettent d’organiser les actions qui doivent être réalisées dans le cadre de la prestation CleanFacts.
Une demande, une anomalie détectée ou une consigne particulière peut ainsi devenir une action identifiable et suivie.
Le système permet de savoir ce qui doit encore être réalisé et d’éviter qu’une intervention ne soit oubliée.
Opérations
Chaque intervention réalisée par un opérateur peut être enregistrée comme une Opération.
Il peut par exemple s’agir du contrôle des achats, du contrôle des ventes ou d’autres travaux nécessaires à la validation et à la préparation des documents dans ClearFacts.
CleanFacts conserve ainsi une trace du travail effectué sur les différents dossiers. Le responsable peut suivre les opérations réalisées, leur fréquence et le temps qui leur est consacré.
Cette traçabilité contribue directement au contrôle de la qualité de la prestation.
Congés
La continuité du service constitue l’un des principes fondamentaux de CleanFacts.
Le module Congés permet d’anticiper les absences des opérateurs et d’organiser leur remplacement.
Lorsqu’un opérateur n’est pas disponible, un autre collaborateur peut reprendre le dossier en s’appuyant sur les informations, consignes et procédures déjà centralisées dans CleanFacts.
La fiduciaire ne dépend donc plus d’une seule personne pour assurer le traitement quotidien de ses dossiers.
Une organisation pensée pour le flux tendu
CleanFacts repose sur un principe essentiel : traiter les documents régulièrement plutôt que d’attendre les échéances comptables ou fiscales.
L’application d’administration permet de superviser cette organisation en flux tendu.
Les différents modules fonctionnent ensemble :
Dossiers → Questions → To Do → Opérations → Pointage → Contrôle
Une difficulté rencontrée dans un dossier peut générer une question.
La réponse peut entraîner une action.
Cette action donne lieu à une opération.
L’opération est réalisée par un opérateur et son temps de traitement est enregistré.
Le gestionnaire de projet dispose ainsi des informations nécessaires pour contrôler l’ensemble du processus.
Un véritable cockpit pour la prestation CleanFacts
L’application permet finalement de répondre en permanence à quelques questions essentielles :
Quels dossiers sont traités ? Quelles opérations ont été réalisées ? Quelles questions restent ouvertes ? Quelles actions doivent encore être effectuées ? Qui intervient sur les dossiers ? Combien de temps est consacré aux traitements ?
CleanFacts associe ainsi validation professionnelle, travail en flux tendu, supervision, gestion des demandes spécifiques et continuité du service.
L’application d’administration en constitue le cockpit : elle organise les échanges et assure la traçabilité nécessaire pour que la fiduciaire puisse déléguer une partie du traitement de ses documents tout en conservant la maîtrise et la visibilité sur l’ensemble du processus.